Digitale Transformation bei RUEPP& Partner AG

Was hat sich Lukas Müller, Geschäftsführer der RUEPP & Partner AG, beim der digitalen Transformation überlegt und was hat es ausgelöst? 

Lukas Müller war immer ein Mann der alten Schule. Wenn es um seine Firma ging – sei es Rechnungen, Kundendaten oder Bestellungen – hatte er alles fein säuberlich in Ordnern verstaut. Kein Papierstapel war zu hoch, keine Aktenmappe zu schwer. Sein Büro war praktisch ein Mini-Archiv, und ja, er kannte jede Ecke wie seine Westentasche. Doch dann kam der große Moment: die digitale Transformation. Was hat sich Lukas Müller dabei nur gedacht? Und noch wichtiger: Was hat diese Entscheidung ausgelöst?  

Die Erleuchtung im Papiermeer 

Lukas Müller sass eines Abends mal wieder bis spät im Büro. Vor ihm stapelten sich die Rechnungen, und der Drucker machte schon wieder komische Geräusche, als wäre er in einer Midlife-Crisis. Da kam ihm der Gedanke: „Warum mache ich das eigentlich noch alles von Hand?“ Die Worte „digitale Transformation“ hatten ihn lange verfolgt, wie ein nerviger Ohrwurm. Also fasste Lukas Müller einen Entschluss: Er wollte digitalisieren. Der Gedanke war da – und die Folgen liessen nicht lange auf sich warten. 

Was Lukas Müller dabei übersehen hat… 

Zunächst sah alles rosig aus. Lukas Müller besorgte sich die neueste Software, las sich in digitale Buchhaltung und Automatisierung ein. „Das wird ein Kinderspiel“, dachte er. Doch dann kamen die kleinen Hürden – die, die man nie auf dem Radar hat: 

  1. Der Passwort-Dschungel: Die erste Hürde war das Einrichten der Software. Jedes Tool, jede App und jede Plattform brauchte ein Passwort. „123456“ war plötzlich keine Option mehr (obwohl es so schön einfach war). Das Ergebnis? Lukas Müller hatte ein kleines Notizbuch nur für Passwörter – ironischerweise wieder auf Papier! 
  2. Der Scanner-Krieg: „Ich scanne einfach alle meine alten Belege ein, dann bin ich papierlos“, dachte er. Doch der Scanner spielte nicht mit. Mal verhedderte sich das Papier, mal verschwand die Datei. „Digitalisiert“ hieß jetzt: Belege lagen als PDFs irgendwo in der Cloud und als Ausdrucke nach wie vor auf seinem Schreibtisch. 
  3. Die Rechnung, die ein Eigenleben führte: Als Lukas Müller eine Rechnung für den neuen Lieferanten digital einpflegen wollte, rechnete das System plötzlich mit „Fisch“ statt mit „Mehl“. Warum? Weil der Auto-Vervollständiger ihn nicht verstand und die Rechnung falsch kategorisierte. Lukas Müller merkte schnell: Ohne Feintuning macht Automatisierung manchmal mehr Arbeit als manuelle Eingabe! 

Der Aufschwung der Effizienz 

Doch nach den anfänglichen Schwierigkeiten kam auch der Aha-Moment: Lukas Müller merkte, wie viel Zeit ihm die Digitalisierung am Ende des Tages tatsächlich sparte. Seine Buchhaltung lief automatisch, er hatte jederzeit einen Überblick über die Finanzen, und die nervige Zettelwirtschaft war – fast – Vergangenheit. Die verlorene Rechnung von vor einem Jahr? Innerhalb von Sekunden gefunden. Der Abgleich von Kundenkonten? Ein Klick, fertig. 

Was hat Lukas Müllers Entscheidung ausgelöst? 

  1. Mehr Freizeit: Wo er früher stundenlang Rechnungen manuell buchte, verbrachte Lukas Müller jetzt mehr Zeit auf dem Golfplatz. Auch wenn er dort noch immer regelmässig E-Mails checkte, es fühlte sich zumindest so an, als hätte er mehr Freizeit. 
  2. Zufriedene Kunden: Dank der Digitalisierung konnte er seinen Kunden schneller antworten und hatte stets aktuelle Daten parat. Ein Kunde wollte wissen, wann seine letzte Zahlung eingegangen ist? Lukas Müller hatte die Antwort parat – nicht erst nach dem Durchforsten seiner Ordner. 
  3. Weniger Chaos im Büro: Die staubigen Papierberge verschwanden langsam und machten Platz für einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Es war wie ein Frühlingsputz für das Büro – nur digital. 

Fazit: War es das wert? 

Lukas Müller hätte sich die Sache mit der digitalen Transformation wohl einfacher vorgestellt. Doch nach ein paar Startproblemen und einem kleinen Krieg mit seinem Scanner merkte er, dass der Wechsel zu digitalen Tools das Beste war, was er für seine Firma tun konnte. Die Transformation hat sich gelohnt: Mehr Effizienz, weniger Papierkram und ein Lächeln auf den Lippen – zumindest meistens. 

Wenn auch Sie, wie Lukas Müller, darüber nachdenken, den Schritt in die digitale Welt zu wagen, seien Sie gewappnet. Es wird holprig, aber am Ende werden Sie sich die Frage stellen: „Warum habe ich das nicht schon viel früher gemacht?“